Che cos’è un PMS per gli affitti turistici?
PMS è l’acronimo di Property Management System, un pacchetto software di gestione per gli affitti turistici.
Esistono PMS per i servizi di portineria come PassPass, di cui trovate un articolo qui: Pass Pass Airbnb.
Si tratta di un pacchetto software, come Amenitiz, che consente di gestire gli annunci del vostro alloggio da un’unica interfaccia. Questa soluzione all-in-one è dotata di una serie di funzioni che consentono ai proprietari di gestire la loro attività di affitto stagionale nel modo più efficace possibile.
La maggior parte di esse dispone di un channel manager che facilita la gestione di piattaforme di prenotazione online come Booking e Airbnb.
PMS e channel manager sono due strumenti diversi. Leggi qui la differenza tra channel manager e PMS.
Storicamente, gli hotel erano dotati di questi sistemi, ma negli ultimi anni sono stati introdotti i PMS per gli affitti stagionali.
Affitti stagionali semplici: il PMS di airbnb è necessario?
Sì, grazie al PMS, potete dire addio a compiti ripetitivi e dispendiosi in termini di tempo, senza alcun valore aggiunto, e concentrarvi sulla soddisfazione dei vostri viaggiatori.
Risparmiate tempo, denaro e soprattutto energia! È lo strumento essenziale per la vostra attività di affitto Airbnb.
Criteri di scelta del PMS per la vostra casa vacanza:
La scelta del PMS per Airbnb può sembrare complicata, vista la pletora di offerte presenti sul mercato. Ma è importante non commettere errori. Naturalmente, sarà possibile cambiare dopo qualche mese di utilizzo, ma sarà un compito noioso a causa della migrazione dei dati relativi agli annunci e alle prenotazioni attuali. Il primo passo è quello di valutare le vostre esigenze per la gestione della vostra attività.
Scoprite di cosa avete bisogno per la vostra attività di noleggio:
Prima di tutto, dovete determinare le vostre esigenze. Ponetevi le domande giuste sulle caratteristiche che state cercando. Quelle che sono essenziali per voi. Ecco alcune domande da porsi:
- Il PMS ha un partner channel manager?
- Il channel manager del PMS è in grado di connettersi ad Airbnb, Booking e altre piattaforme online nella nicchia “” ?
- Il channel manager offre connessioni API e Ical?
- La facilità d’uso è più importante di una moltitudine di funzioni che possono rendere difficile l’apprendimento?
- Il mio software deve essere in grado di collegarsi a soluzioni esterne?
- Qual è il mio budget mensile/annuale?
- Il mio software include un sito web online?
- Sarò l’unico utente?
- Il software offre un’applicazione mobile ad alte prestazioni?
- Il servizio clienti e l’assistenza sono di buona qualità e in francese (se comunicare in inglese è un problema per voi)?
- Dispone di uno strumento di fatturazione?
- Qual è la vostra ambizione di crescita? 2 unità? 10? 50?
Seguite questa guida passo passo per aiutarvi a decidere!
Come scegliere la vostra sindrome premestruale: metodo passo dopo passo :
Esistono molti PMS sul mercato. Come per gli investimenti nella propria casa, è importante prendersi un po’ di tempo per riflettere prima di prendere qualsiasi decisione. Ponetevi le domande giuste sulla vostra attività di hosting, sulle vostre ambizioni di sviluppo, sul tempo che intendete dedicare a questo strumento e sul grado di coinvolgimento di cui avrete bisogno per imparare a conoscerlo.
Identificate le vostre esigenze:
Ponetevi le domande di cui sopra
Cercate di fare una prospettiva utilizzando gli strumenti esistenti:
Fate un elenco di software che soddisfano i vostri criteri. Fate qualche ricerca su Google e YouTube. Iniziate a leggere le recensioni per farvi un’idea.
Testate il software!
Il vantaggio è che la maggior parte delle volte offre una demo gratuita per darvi un’idea delle funzioni. Non esitate quindi a richiederne una o più!
Inoltre, se siete ancora indecisi, sono disponibili periodi di prova gratuiti per aiutarvi a fare la scelta giusta!
Caratteristiche obbligatorie di un PMS per affitti turistici :
Siete un operatore di affitti a breve termine? Di seguito trovate un elenco di caratteristiche obbligatorie per il vostro PMS per affitti stagionali.
Channel manager :
La caratteristica più importante di un PMS per essere visibile su Airbnb: il channel manager. Questo strumento consente di sincronizzare i calendari, i prezzi e la disponibilità sui diversi canali di distribuzione. Il software è essenziale per evitare l’overbooking e le doppie prenotazioni, grazie alla chiusura in tempo reale dei calendari dopo una prenotazione.
Alcuni consentono anche di gestire la durata minima del soggiorno, utile per evitare prenotazioni di una sola notte nel mezzo della settimana durante le vacanze scolastiche, ad esempio.
Prestate attenzione alla connettività del channel manager con le piattaforme che intendete utilizzare, soprattutto se siete in un mercato di nicchia.
Infine, sceglietene uno dotato di un channel manager “Partner di Airbnb” come Lodgify, che vi permette anche di sincronizzare gli annunci, le foto e le attrezzature del vostro alloggio.
Calendario centralizzato :
Questo tipo di interfaccia unica vi consentirà di gestire le prenotazioni da un’unica schermata, facilitando la consultazione e la modifica degli affitti turistici. Gestire da un’unica piattaforma online senza doversi collegare a OTAS (Booking, Airbnb, ecc…)
Posta in arrivo unificata :
Vi consigliamo di optare per un PMS che sia completamente integrato con Airbnb e che offra un’unica casella di posta per tutte le comunicazioni con i vostri viaggiatori.
Mail dalle piattaforme, messaggi di testo scambiati, Whatsapp, tutto può essere raggruppato utilizzando i migliori strumenti.
Si noti che alcuni di essi non offrono questo tipo di visualizzazione.
Il vantaggio è quello di avere una panoramica delle discussioni con gli ospiti. In questo modo si risparmia tempo e si evita di dimenticare le richieste degli ospiti.
Automazione della comunicazione con i viaggiatori:
Avere un’unica casella è ottimo, ma poter automatizzare parte della comunicazione con i viaggiatori è ancora meglio!
Infatti, i più potenti consentono di :
- automatizzare una sequenza di e-mail o SMS per distribuire informazioni importanti ai vostri ospiti al momento giusto;
- personalizzare i vostri scambi con “shortcodes” per dare vita alle vostre e-mail. (nome del viaggiatore, data del soggiorno, orario del check-in, ecc.)
- trasferire documenti come il contratto di affitto e il libretto di benvenuto digitale.
Il designer del sito web è incluso:
Se volete essere più redditizi a lungo termine. La creazione di un sito web sarà essenziale per ottenere prenotazioni dal vivo.
Prenotare direttamente significa prenotare SENZA commissioni, che in media rappresentano il 18% in meno del vostro fatturato!
Offrire un sito web per le vostre case vacanza sarà per voi un’ulteriore fonte di reddito.
Per evitare i costi elevati di un sito web, alcuni strumenti vi permettono di crearne uno da soli, utilizzando dei modelli per creare un sito professionale e di design.
Scegliete i colori, i caratteri e l’identità del vostro marchio per valorizzare le vostre case!
Task manager :
Come il suo nome, il PMS consente di gestire la proprietà. La gestione delle attività è una delle caratteristiche principali del software.
Non potrebbe essere più semplice creare e assegnare un compito a un membro del vostro team in seguito a una prenotazione (pulizia, manutenzione).
Alcuni di essi offrono una chat tra i team e la notifica dei compiti completati. Si tratta di un’opzione rassicurante, soprattutto per il monitoraggio delle squadre di pulizia.
Infine, create delle liste di controllo da inviare ai vostri dipendenti in base ai compiti da completare. In questo modo si riduce il rischio di dimenticanze da parte dei team!
Caratteristiche per utente :
Naturalmente, un PMS deve essere in grado di bloccare le funzionalità disponibili in base all’utente che lo utilizza.
Ogni tipo di dipendente o fornitore di servizi avrà un proprio livello di accesso. Assegnate un ruolo a ciascun membro del vostro team e il livello di informazioni di cui ha bisogno per svolgere il proprio compito.
Questo è un vero vantaggio quando si tratta di proteggere i dati sensibili della vostra azienda (vendite, dati personali dei vostri clienti, per esempio).
Applicazione mobile :
Assicuratevi che il PMS offra un’applicazione mobile: è ormai essenziale se volete essere il più reattivi possibile nei confronti dei vostri viaggiatori, in particolare nei rapporti con loro.
Inoltre, informatevi sulle caratteristiche dell’applicazione. Dovrebbe essere il più completa possibile e consentirvi di :
- gestire le prenotazioni (ad esempio, modificare le date)
- aggiungere una prenotazione
- modificare i prezzi e la disponibilità
- rispondere ai messaggi dei vostri ospiti
- ottenere informazioni sulle vostre prestazioni in tempo reale, ecc.
Sono disponibili cruscotti e rendiconti finanziari:
Un buon PMS per affitti turistici vi consente di monitorare le prestazioni finanziarie di ciascuna delle vostre proprietà.
Create e modificate i rapporti con i dati che vi interessano:
- Fatturato per piattaforma (Airbnb, booking, diretto, altro…)
- Tasso di occupazione
- RevPar
- Numero di ospiti
- Commissioni e tassa di soggiorno pagate
Tutti i dati necessari per analizzare le vostre cifre, ma anche per aiutarvi nelle varie dichiarazioni dei redditi.
Utilizzate quindi il vostro PMS per generare rapporti dettagliati che vi aiutino a gestire i vostri investimenti!
Integrazione di soluzioni esterne:
Il PMS vi permette di risparmiare tempo sulle attività che riguardano direttamente la vostra proprietà e i vostri ospiti.
Per migliorare ulteriormente le prestazioni e risparmiare tempo, i migliori PMS si integrano con strumenti esterni. Qual è il punto? Risparmiare ancora più tempo e semplificare il lavoro quotidiano!
Strumenti di contabilità :
Alcuni di questi strumenti possono collegarsi al vostro software di contabilità, consentendovi di sincronizzare i vostri dati finanziari. Dite addio all’inserimento manuale dei dati e tutto verrà trasferito alla vostra contabilità in pochi minuti!
Prezzi dinamici:
Come tutti sanno, la tariffazione dinamica non è più riservata al settore alberghiero, ma è ormai un must se si vuole avere successo nel settore degli affitti turistici. Spesso può aumentare in modo significativo le vostre entrate.
Alcuni pacchetti software offrono la tariffazione dinamica in modo nativo, ma in caso contrario assicuratevi di potervi collegare a strumenti esterni specializzati come Pricelabs.
Voce autonoma :
Se volete gestire a distanza gli ingressi dei vostri clienti, ad esempio con una serratura collegata, assicuratevi che il vostro PMS sia in grado di gestire automaticamente questo tipo di apparecchiature. Tranquillità e risparmio di tempo garantiti!
Pagamento online dei clienti:
Il vostro PMS deve essere in grado di integrare un sistema di pagamento online per raccogliere le richieste di deposito o di upsell che offrite.
Monitoraggio dei consumi dei clienti:
Uno dei fattori che possono erodere la vostra redditività è il consumo eccessivo di riscaldamento e di elettricità. Dotate la vostra casa di domotica e collegatela al vostro PMS.
Inoltre, i sistemi antinfortunistici possono essere collegati al vostro software preferito!
I vantaggi di un PMS per gli affittuari stagionali:
Per aiutarvi a scegliere il PMS migliore per la vostra attività di noleggio, vi descriviamo le funzioni principali che deve svolgere.
Lo strumento di gestione delle informazioni :
Grazie a questo strumento, tutte le informazioni legate alle vostre prenotazioni saranno centralizzate in un’unica interfaccia. Così potrete vedere a colpo d’occhio :
- gli arrivi e le partenze del giorno
- i nomi e i numeri dei clienti su una prenotazione;
- la durata e il prezzo dei soggiorni prenotati;
- annunci pubblicitari per il vostro alloggio con il loro contenuto (foto, descrizione, capacità, attrezzature negli appartamenti, ecc.)
- creazione di preventivi, fatture e riscossione di caparre.
Assistenza nella gestione delle vostre locazioni turistiche:
Tra le altre funzioni, possono proporre griglie di prezzi in base alla stagione e alla concorrenza per il vostro alloggio.
Alcuni di essi offrono infatti prezzi dinamici per aumentare la redditività della vostra casa vacanza!
Inoltre, le quotazioni centralizzano i dati strategici e finanziari della vostra casa vacanze.
Troverete una serie di informazioni interessanti che vi aiuteranno ad orientare la vostra strategia. Alcuni PMS consentono di modificare o addirittura personalizzare i cruscotti per determinare quale sia la casa vacanza più performante!
Un vantaggio per la soddisfazione dei passeggeri:
I vostri clienti devono essere al centro delle vostre preoccupazioni senza assorbire tutte le vostre energie. Vi aiuta a soddisfare le esigenze dei vostri passeggeri.
Ad esempio, aggiungendo un servizio extra, creando un ingresso automatizzato per offrire una maggiore flessibilità.
Programmare e-mail e SMS automatici per i vostri clienti. Un modo per essere presenti e rendere il loro soggiorno ineccepibile, garantendo la loro completa soddisfazione.
Il PMS per gli affitti stagionali: un incentivo alla redditività
Come già detto, i migliori PMS come Lodgify vi offrono un sito web con un motore di prenotazione per aumentare la vostra redditività. Affittare direttamente diventa essenziale per garantire il futuro della vostra casa vacanze.
Prezzo di un PMS per affitti turistici :
I prezzi variano da un pacchetto software all’altro. Possono anche offrire diversi piani tariffari con più o meno opzioni disponibili.
Per un PMS si prevede di pagare circa 50 euro al mese per abitazione. Una volta testato e se siete sicuri della vostra scelta, optate per l’abbonamento annuale , che vi garantirà uno sconto significativo tra il 15% e il 20%.
Non è economico, ma riteniamo che sia necessario, vi darà tranquillità e vi farà risparmiare molto tempo nella gestione del vostro alloggio.
Qual è il PMS ideale?
Il PMS ideale deve soddisfare le vostre aspettative ed essere intuitivo e facile da usare.
Deve aiutarvi a ottimizzare le vostre attività, facendovi risparmiare tempo anziché sprecarlo! Deve semplificarvi la vita! Iscrivetevi a quella che vi ha sedotto e iniziate l’avventura di Airbnb 🙂
